Goed uit de verf bij Bonsink Yachtpainters

Altijd de beste willen zijn, dat is de ambitie van Bonsink Yachtpainters. Vanuit die gedachte voorziet het bedrijf al sinds 1982 de grootste topjachten ter wereld van het lakwerk dat ze verdienen. En dat is niet onopgemerkt gebleven! Het bedrijf uit Zwartsluis maakte een spectaculaire groei door van 35 naar 200 (!) medewerkers. Dat zorgde voor enige groeipijn op calculatiegebied, die ik mocht wegnemen. 

Van oktober 2018 tot juni 2020 mocht ik analyseren hoe het calculatieproces bij offertetrajecten verliep, advies uitbrengen over verbeteringen en die adviezen in de praktijk realiseren. Een uitdagende klus waar mijn aanpak om problemen buitenspel te zetten, kansen te creëren en resultaat te boeken prima uit de verf kwam, om maar in de terminologie van Bonsink Yachtpainters te blijven.

Analyse
Na een tijdje meegelopen te hebben op de werkvloer maakte ik eerst mijn analyse.
Het offertetraject had niet de benodigde aandacht gekregen door de spectaculaire groei. Op korte termijn na aanvraag werd door klanten een uitgebreide en onderbouwde offerte verwacht. Om aan die wens te voldoen, vroeg Bonsink Yachtpainters de bekende gegevens van het betreffende jacht op. Op basis van alle informatie werd het aantal vierkante meters schilderwerk berekend.

Advies
Door volledig te vertrouwen op de toegezonden klantinformatie bij de calculatie en vanuit tijdsdruk de berekeningen bij één persoon neer te leggen, liep Bonsink er tegenaan dat de verwachte m2 aan schilderwerk in de praktijk niet altijd overeenkwam met de opgegeven informatie. Er was dan ook behoefte aan een nieuwe blauwdruk voor het calculatieproces, er was behoefte aan een controle-factor in de organisatie en intern en extern.

Realisatie
Ik zette mijn procesmatige inzicht in en ontwikkelde een nieuwe calculatiemethode, vroeg om meer digitale tekeningen en hanteerde deze als grondslag voor de berekening. Ontwierp een gefundeerde basis, elke unieke aanvraag met toegezonden projectinformatie kon hierin worden verwerkt. Door te structureren en gebruik te maken van Autocad (2D/3D), Rhinoceros (3D), Pdf-readers en Excel

Impact
De impact van de herziene werkwijze? De afwijking in m2 en foutmarge is eruit, berekeningen van oppervlaktes verklaarbaar gemaakt. Eerst intern controleerbaar en vervolgens ook met de klant discussieerbaar. Daarvoor ontwierp ik een structuur, waarmee elke vierkante meter en alle afzonderlijke onderdelen binnen de scope te verantwoorden en te herleiden waren.

Verkeerde berekeningen en discussies met klanten zetten we zo buitenspel. In offertetrajecten vergrootten we de kans op succes.